Helaas is het zo dat niet iedere klant netjes op tijd zijn rekeningen betaald. Hierdoor gaat er binnen je bedrijf veel tijd zitten in het zorgen dat rekeningen uiteindelijk toch betaald worden. Soms is herhaaldelijk aandringen of zelfs een incassobureau nodig om uiteindelijk je klant zover te krijgen dat er betaald wordt. Hierin gaan dan best veel zogenaamde incassokosten zitten. Dit gaat in veel gevallen ten koste van het bedrijfsresultaat. In het geval van uitbesteden aan een incassobureau kan je het nog weleens verhalen bij je klant, maar dan moet je dat bij je klant uiteindelijk wel voor elkaar krijgen. Het is dus zinvol om wat informatie te geven hoe je zoveel mogelijk voorkomt dat er incassokosten zijn.
Het voorkomen van incassokosten
Maar hoe voorkom je nu dat je zaken gaat doen met klanten die laat of de rekening helemaal niet betalen? Helaas is dat niet in alle gevallen te voorkomen, maar een belangrijke hierin is wel de kredietwaardigheidscheck. Deze doe je op je prospect op het moment dat er een reëele kans is dat je zaken met elkaar gaat doen. Je kijkt hierbij of deze prospect financieel gezien in staat is om straks de rekening te betalen als het tot een samenwerking komt. Je kunt dit zelf regelen door informatie bij de Kamer van Koophandel op te vragen. Iedere rechspersoon is namelijk verplicht om de jaarrekening daar te deponeren. Hierin zie je de balans van het bedrijf. Daarmee kan je zien hoeveel van het totale vermogen eigen vermogen is. Bij een gezonde balans is er ongeveer 30% eigen vermogen. Naast de vermogenspositie kan je ook naar de zogenaamde liquiditeitspositie kijken. Hoeveel liquiditeiten en debiteuren zijn er? En is dat voldoende om snel de kortlopende schulden te kunnen inlossen? Als laatste kijk je uiteraard ook bij de winst- en verliesrekening of er rendement wordt gemaakt binnen het bedrijf.
Op welk moment ga je incassokosten rekenen
Uiteraard gaat het om een klant. Je wil dan niet bij de eerste overschrijding van de betalingstermijn kosten in rekening brengen. Dit gaat dan ten slotte ten kosten van je relatie met deze klant. Normaal gesproken stuur je eerst kort na het overschrijden een herinnering. Mocht hierna betaling uitblijven dan kan het effectief zijn om te bellen en te kijken of je opnieuw tot een afspraak kan komen. Levert dit niks op stuur je een laatste aanmaning waarna je overdraagt aan een incassobureau. Dit is het moment dat je ook incassokosten kunt gaan rekenen bij je klant.